Peran, Fungsi, dan Peralatan Arsip Masa Kini

PERAN, FUNGSI DAN PERALATAN ARSIP MASA KINI

Laela Farida

D3 Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Bandung

Dosen : Sholihati Amalia

ABSTRACT

Archive is a document who that the use value, the document is stored using a particular system so that when needed can be found quickly and precisely. Archives very helpful the organization in achieving its goals. Archive serves as a tool to remember a company that can assist in making decisions and achieve its goals. So, archive requires care, good equipment and adequate. In modern times simply by using a computer-based system that EFS. Electronic Filing System is a hardware or software to store records in a computer. By using EFS archives will be safe and not easily lost nor will spread everywhere.

Keywords: Archive, Use Value, EFS.

Pendahuluan

Semakin berkembangnya zaman maka akan semakin meningkat pula kebutuhan seseorang akan informasi. Informasi ini tidak bisa terlepas dari peran sebuah teknologi. Oleh karena itu, teknologi informasi dan komunikasi sangatlah berperan penting dalam pelaksanaan kegiatan salah satunya dalam suatu organisasi. Dalam kegiatan sebuah organisasi atau perkantoran tentunya akan menghasilkan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai bukti dari pelaksanaan kegiatan serta pengambilan keputusan bagi suatu pimpinan. Dokumen-dokumen tersebut adalah arsip yaitu suatu rekaman kegiatan atau peristiwa.

Arsip adalah dokumen-dokumen yang mempunyai nilai guna dan dapat digunakan kembali apabila diperlukan oleh organisasi. Arsip ini dapat membantu dalam pencapaian tujuan organisasi. Sedangkan kearsipan yaitu kegiatan penyimpanan arsip dalam suatu tempat secara tertib menurut system, susunan, dan tata cara yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan arsip tersebut dapat dikendalikan dan bila diperlukan bisa digunakan kembali dan pencarian arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

Arsip sangat berperan sebagai pengingat atau memori suatu organisasi, karena daya ingat karyawan suatu organisasi terbatas sehingga dengan adanya arsip dapat membantu seorang karyawan untuk mendapatkan suatu informasi dan barang bukti suatu peristiwa di masa lampau.

Dalam mengelola arsip meliputi pengumpulan surat, pemeriksaan arsip/surat, penentuan kata tangkap, pemberian kode, penyortiran, penempatan arsip sesuai sistem kearsipan yang digunakan (nomor, angka, tanggal, subjek, geografis),  pemeliharaan arsip, dan pemusnahan arsip untuk surat yang sudah tidak memiliki nilai guna atau arsip non essential.

Pentingnya suatu arsip dalam suatu organisasi, maka harus ada pengelolaan arsip yang baik dan benar, sehingga dapat mencapai tujuan suatu organisasi dan terhindar dari hambatan dalam proses pekerjaan. Maka dari itu, dalam penulisan ini akan dibahas mengenai:

1.    Pengertian arsip

2.    Klasifikasi arsip dalam organisasi

3.    Azas Kearsipan

4.    Sistem kearsipan dalam organisasi

5.    Peranan dan fungsi arsip

6.    Peralatan arsip masa kini

Pengertian Arsip

Beberapa ahli mendefinisikan pengertian arsip, yaitu diantaranya :

Odel dan Strong (dalam Chaniago, 2013, 143) menyatakan bahwa “Arsip adalah fakta-fakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa-peristiwa dan kegiatan-kegiatan organisasi. Dapat berwujud dalam bentuk surat-surat, data, barang cetakan, kartu-kartu lembaran data, buku-buku yang didalamnya dicantumkan fakta-fakta”.

Menurut The Liang Gie: Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Wursanto (1991:13) menyatakan bahwa “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai kegunaan agar setiap diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat”.

Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971 pengertian arsip adalah sebagai berikut:

1.    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah yang dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2.    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perseorangan dalam bentuk corak apapun.

Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantotan menyebutkan bahwa pengertian dari arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan karena mempunyai nilai guna sehingga bisa digunakan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Berdasarkan UU No 43 Pasal 1 angka 2 Tahun 2009 tentang kearsipan, arsip adalah :

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.

Berdasarkan pengertian tersebut maka arsip dapat dikatakan sebagai sesuatu hal yang vital dan penting terutama bagi sebuah organisasi yang arus informasinya berjalan dengan begitu cepat, sehingga pengelolaan arsip harus dilaksanakan secara efektif dan efisien sehingga pada saat arsip itu dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Maka dari itu suatu organisasi harus melakukan manajemen yang baik untuk mengelola arsip yang dihasilkan.

Klasifikasi Arsip dalam Organisasi

1.    Arsip sangat penting (Vital) merupakan kelompok dari arsip yang penting sekali dalam kehidupan suatu organisasi dan tidak dapat diganti kembali apabila dimusnahkan. Contoh dari arsip vital ini adalah SK berdirinya suatu organisasi.

2.    Arsip penting (Important) merupakan arsip yang dibutuhkan untuk menalankan suatu perusahaan atau organisasi dan jika hilang arsip ini masih tetap bisa digantikan dengan duplikasinya. Contohnya laporan-laporan keuangan.

3.    Arsip berguna (Useful) merupakan arsip yang mempunyai kegunaan sementara dan apabila arsip ini hilang dapat digantikan dengan biaya yang rendah atau diganti dengan informasi yang di dapatkan dari sumber lain. Contohnya surat pesanan dan surat penagihan.

4.    Arsip non essential (tidak esensial) merupakan arsip yang mempunyai nilai guna terbatas yaitu arsip-arsip yang tidak perlu disimpan sebagai bukti dan informasi yang terdapat dalam arsip ini sudah diketahui oleh umum. Contohnya pengumuman yang sudah kadaluarsa.

Selain dari klasifikasi arsip ada juga daur hidup arsip, yang pertama adalah tahap penciptaan, tahap penggunaan atau pemeliharaan, tahap penyusutan, dan terakhir adalah tahap penyimpanan.

·       Tahap penciptaan

Merupakan tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari kegiatan organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Arsip tersebut mengandung data dan informasi bagi organisasi. Jenis arsip yang diciptakan bisa berupa surat, pita film, rekaman suara dan lain-lain.

·       Tahap penggunaan dan pemeliharaan

Arsip yang sudah ada atau yang sudah diciptakan, kemudian digunakan dan di pelihara dengan benar dan sebaik-baiknya. Arsip aktif digunakan untuk sebagai bahan untuk mengambil keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan dan lain-lainnya. Agar arsip dapat brfungsi dengan baik maka pada tahap ini harus ditata secara logis dan sistematis.

·       Tahap penyusutan

Setelah arsi digunakan dan dipelihara, selanjutnya adalah tahap penyusutan dimana arsip yang nilainya sudah menurun di susutkan. Dalam tahap penyusutan arsip ada tiga proses penyusutan yang pertama adalah pemindahan arsip dari unit kerja masing-masing ke unit pusat kearsipan, kedua pemusnahan arsip, dan yang terakhir adalah penyerahan arsip ke ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

·       Tahap penyimpanan

Tahap ini khusus digunakan untuk arsip yang mempunyai nilai guna tinggi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Arsip yang ada dalam tahap ini disimpan di Arsip Nasional Republik Indoneisa (ANRI).

Azas Kearsipan

1.    Azas Sentralisasi

Dalam azas ini, arsip disimpan secara terpusat di satu unit khusus (unit kearsipan). Azas ini sangat cocok untuk organisasi atau perusahaan yang masih kecil dan sedikit penyimpan arsip serta mempunyai karyawan yang tidak terlalu banyak.

Kelebihan:

·  Penggunaan ruang dan peralatan arsip yang hemat

·  Petugas dapat berkonsentrasi khusus pada pekerjaannya

·  System penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan

·  Pengawasan yang baik

Kekurangan:

·  Membutuhkan waktu yang lama untuk membawa arsip yang diperlukan dari unit pusat ke unit yang membutuhkan

·  Kemungkinan peraturan yang seragam tidak sesuai dengan departemen yang ada

2.    Azas Desentralisasi

Dalam azas ini, arsip disimpan pada unit kerja masing-masing. Azas ini cocok untuk perusahaan besar.

Kelebihan:

·  Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan unit kerja masing-masing

·  Pengawasan lebih mudah pada setiap unit

Kekurangan:

·  Memerlukan ruang dan peralatan yang lebih banyak

·  Memerlukan dana yang lebih banyak untuk pemeliharaan dan penyusutan arsip

3.    Azas Gabungan

Dalam azas ini, arsip disimpan di unit pusat kearsipan dan unit kerja masing-masing. Biasanya arsip aktif disimpan di unit kerja masing-masing dan arsip inaktif disimpan di unit arsip pusat.

Sistem Kearsipan dalam Organisasi

A.      Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan penyusunan menurut abjad. Biasanya digunakan untuk nama orang atau perusahaan. Nama ini diambil dari nama pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

Adapun kata tangkap yang digunakan yaitu berupa :

– Nama orang

– Nama perusahaan / organisasi

– Nama tempat / daerah

– Nama benda / barang

Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.

Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.

Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.

Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip.Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.
Ada dua macam petunjuk silang.

a.    Petunjuk silang langsung

Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.

b.    Petunjuk silang tak langsung

Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.

Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :

– Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama

– Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.

– Menetapkan caption atau judul surat

– Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan

– Membuat petunjuk silang

– Memberi kode surat

– Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok

   menurut kode yang ada pada arsip.

– Menyusun menurut susunan abjad.

– Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah

–        Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.

–        Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.

–        Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

B.       Sistem Masalah/Subjek

Sistem subjek adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.

1.      Daftar Indeks; daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.

Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.

2.      Perlengkapan menyimpan surat

–      Filling Cabinet

–      Guide

–      Folder

–      Kartu kendali

3.         Pemberian kode surat

4.         Penyimpanan surat, dengan cara

– Membaca surat untuk mengetahui isi surat

– Memberi kode surat

– Mencatat surat dalam kartu kendali

5.         Menyimpan kartu kendali.

C.       Sistem Nomor

Di dalam sistem nomor ada 4 macam

1.    Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.

Yang diperlukan dalam sistem ini adalah

a.    Perlengkapan yang diperlukan adalah

– Filling cabinet

– Guide

– Folder

b.    Daftar klasifikasi nomor

c.    Kartu kendali

Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.

Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu

–      Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor

–      Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama

–      Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.

–      Guna daftar klasifikasi adalah

–      Sebagai pedoman pemberian kode surat

–      Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat

–      Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet

–      –Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide

–      Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder

–      Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan

Cara penyimpanan surat

–      Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya

–      Memberi kode surat

–      Mencatat surat kedalam kartu kendali

–      Mencatat surat pada kartu indeks

–      Menyimpan surat

–      Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan

–      Menyimpan kartu kendali

2.    Sistem nomor menurut Terminal Digit

Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.

Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah

– Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)

– Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

– Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut

a.    Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide

b.    Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder

c.    Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder

– Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

3.    Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

4.    Sistem nomor Soundex (phonetic system)

Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.

Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

D.      Sistem Geografis / Wilayah

Sistem geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok penyimpanan berdasarkan geografi dari asal surat dan tujuan surat dikirim.

Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan.

Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini

– Filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.

– Penyimpanan surat melalui prosedur

a.    Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.

b.    Membaca surat

c.    Memberi kode surat

d.   Mencatat surat pada kartu kendali

e.    Menggolongkan surat menurut wilayah.

f.     Menyimpan surat

g.    Menyimpan kartu kendali

– Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

E.       Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).

Yang diperlukan untuk sistem ini adalah

– Filling cabinet, biasanya depan  laci tersebut dicantumkan “tahun”, guide sebanyak 12 buah dengan masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.

– Pembagian sistem tanggal

a.    Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)

b.    Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)

c.    Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)

– Susunan guide dan folder dalam filling cabinet

a.    Laci menggambarkan tahun

b.    Guide menggambarkan bulan

c.    Folder menggambarkan tanggal

– Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a.    Menetapkan kode surat sebelum disimpan

b.    Mencatat surat pada kartu kendali

c.    Menyimpan surat.

Peranan dan Fungsi Arsip dalam Organisasi

Arsip mempunyai peranan sebagai berikut:

1.    Sebagai pusat informasi. Maksudnya setiap arsip dapat membantu ingatan seseorang tentang sesuatu naskah tertentu.

2.    Sebagai sumber dokumentasi. Maksudnya arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi dalam rangka pengambilan keputusan secara tepat tentang masalah yg sedang di hadapi.

3.    Sebagai bukti resmi untuk pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.

  

Arsip juga memiliki peran :

1.    Alat utama ingatan suatu organisasi.

2.    Bahan atau alat pembuktian otentik.

3.    Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4.    Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan organisasi pada umumnya menghasilkan arsip.

Adapun fungsi arsip yaitu menurut undang-undang no 7 tahun 1971 pasal 2 sebagai berikut:

1.    Arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2.    Arsip statis yaitu arsip yg sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun dalam penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

Adapun dalam aktivitas sehari-hari administrasi maupun kegiatan lainya suatu kantor atau perusahaan. Arsip dapat berfungsi sebagai:

1.    Sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan bila telah lupa isi dokumen dan permasalahan yg perlu di perhatikan isinya serta ada keterkaitan dengan permasalahan baru.

2.    Sumber informasi keterangan bagi pejabat atau orang yg memerlukannya dalam menghadapi permasalahan.

3.    Bahan penelitian merupakan data dan fakta otentik untuk di jadikan dasar pemikiran atau penelitian.

4.    Bahan pengembangan pem-bangunan yaitu sebagai dasar pertimbangan pengembangan pembangunan.

5.    Bukti tertulis yaitu sebagai alat pembuktian suatu hal.

6.    Gambaran peristiwa masa lampau artinya dalam arsip tersimpan beberapa keterangan peristiwa masa lampau sebagai bukti sejarah

Peralatan Arsip Masa Kini

Dalam menyimpan arsip, diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan jumlah arsip yang terdapat pada suatu perusahaan. Arsip dihasilkan setiap hari maka jangan sampai perusahaan menyediakan peralatan atau perlengkapan arsip yang terbatas. Tujuan diadakannya peralatan dan perlengkapan yang sesuai ini adalah agar pada saat arsip dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat, mengingat waktu terbaik untuk menemukan arsip adalah kurang dari satu menit.

Peralatan yang biasa digunakan suatu perusahaan untuk menyimpan arsip yaitu filing cabinet, ordner, letter tray, brankas, rak buku, lemari arsip, compact rolling shelving, rotary filing system, dan lain sebagainya.

·  Filling cabinet

Filing cabinet adalah lemari untuk menyimpan arsip secara vertikal. Biasanya terdapat 2-4 laci dengan ukuran tinggi 26 cm, lebar 35-36 cm, dan dalamnya berukuran 65 cm. Penyimpanan arsip dengan menggunakan peralatan ini biasanya harus dilengkapi dengan perlengkapan seperti hanging folder, guide, snelhecter map, folder, dan tickler file.

·  Ordner

Ordner yaitu semacam map yang terbuat dari karton tebal dan dapat menampung jumlah arsip yang banyak, dan di dalamnya terdapat besi untuk memasukkan arsip yang telah dilubangi dengan menggunakan perforator. Biasanya ordner ini menyimpan kertas sebanyak 150-300 lembar.

·  Letter tray

Letter tray merupakan baki yang terbuat dari plastic atau metal untuk menyimpan surat yang ada di atas meja para pegawai agar surat tersebut terlihat rapi.

·  Safe keeping document

Brankas adalah lemari yang terbuat dari besi dengan ukuran bermacam-macam yang dilengkapi kunci sebagai pengamananya. Biasanya digunakan untuk menyimpan berkas atau arsip yang bersifat penting atau rahasia.

·  Rak buku

Rak buku merupakan lemari untuk menyimpan buku-buku seperti yang terdapat di perpustakaan atau bisa juga untuk menyimpan ordner dan sejenisnya.

·  Lemari arsip

Lemari arsip merupakan lemari yang terbuat dari kayu atau metal yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam jenis arsip yang telah disusun di ordner.

·  Visible record cabinet

Visible record cabinet merupakan tempat menyimpan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu yang tersusun yang disimpan dan dijepit dalam laci atau baki, kemudian tersusun dalam suatu cabinet

·  Compact rolling shelving

Compact rolling shelving merupakan lemari untuk menyimpan arsip yang disusun sejajar diatas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat didekatkan antara lemari yang satu dengan lemari yang lain.

·  Rotary filing system

Rotary filing system merupakan system penyimpanan arsip yang bertingkat secara vertical yang dilengkapi dengan system kode, angka, abjad dan warna, dan pola tingkatannya bundar juga dapat diputar.

Di zaman modern ini, teknologi yang dihasilkan semakin canggih. Sehingga dalam menyimpan sesuatu tidaklah perlu lagi menggunakan peralatan dan perlengkapan berwujud yang menghabiskan banyak tempat.

Begitu juga dengan peralatan arsip yang digunakan, kita pasti memerlukan ruang khusus untuk menyimpan-nya, tetapi apabila masih menggunakan peralatan dan perlengkapan yang tidak modern, maka akan membutuhkan ruangan arsip yang luas agar arsip dapat disimpan dengan baik dan benar.

Saat ini telah ada peralatan yang dapat menyimpan arsip secara elektronik yang berbasis komputerisasi. Peratalan itu dinamakan EFS (Electronic Filing System). EFS merupakan system penyimpanan arsip yang berbasis komputerisasi. Jadi hal-hal yang diperlukan dalam sistem ini adalah komputer, scanner, dan printer. Komputer berguna untuk mengolah data atau arsip. Scanner berguna untuk memasukan data atau arsip dengan cara di scan ke komputer menjadi berbentuk soft file. Dan printer berguna untuk mencetak arsip yang dibutuhkan.

Penggunaan EFS sering dibantu oleh aplikasi yang bernama “Scan Manager”. EFS ini akan lebih menghemat dalam ruangan karena sangat jelas bahwa sistem ini tidak memerlukan peralatan dan perlengkapan seperti filing cabinet, rak buku dan lain-lain. Selain itu, EFS juga dapat  menyimpan arsip lebih praktis, tidak akan hilang, dan tidak akan terlihat berantakan. Lain halnya dengan arsip yang disimpan di rak buku, kadang apabila arsip disimpan dalam rak buku masih terlihat ada arsip yang berantakan.

Hal yang pertama kali dilakukan dalam menggunakan sistem EFS adalah menentukan workgroup, worksheet template, worksheet, dan field.

1.    Workgroup adalah tingkat tertinggi dan terdiri atas pemakai yang mempunyai jalan masuk ke worksheet template dan worksheet.

Semua lembar kerja dibuat dalam workgroup yang dapat menjadi bagian oleh semua pemakai dalam workgroup sistem pengatur pertama membuat kelompok kerja. Kemudian mendaftarkan pemakai dengan diberikan nama pemakai dan pasword (kata kunci).

Semua dokumen diimpor oleh pemakai itu yang disimpan dalam workgroup yang mereka masuki itu. Contoh dari workgroup adalah keuangan, kepegawaian, dan lain-lain.

2.    Worksheet template adalah tingkat tertinggi kedua dan merupakan daftar untuk menampilkan semua dokumen yang diimpor indeks data dokumen adalah ditunjukkan dalam satu garis.

Tampilan dokumen bisa menjadi ditunjukkan dengan 2 kali mengklik dokumen dalam lembar kerja. Lembar kerja bisa dioperasikan (penambahan dan penghapusan dokumen, penambahan indek data, dll). Hanya oleh pemilik lembar kerja.

Lembar kerja dapat menjadi dimiliki oleh kelompok. Pemakai dapat menjadi pemilik dengan membuat lembar kerja atau dengan menerima lembar kerja yang dikirim dari pemakai lain. Setelah pemilik melengkapi pekerjaan dalam kelompok kerja atau melepaskan kepada sasaran data dasar untuk proses penambahan. Contohnya penanganan surat.

3.    Worksheet adalah bagian dari worksheet template yang digunakan sebagai tempat atau lembar kerja untuk menyimpan dokumen yang diimport.

4.    Field merupakan tingkat terendah dalam aplikasi scan manager ini, field merupakan bagian terkecil dari dokumen.

Management dokumen dari data bagian seperti ”title” dibuat oleh dan ”dikirimkan kepada” sangat diperlukan untuk mengurus dokumen. Field bisa dibuat secara bebas berdasarkan metode management dari dokumen.

Contoh: ketika pembuatan faktur, field seperti ”tangal dipubliksikan”, ”nama perusahaan”, ”jumlah/banyaknya” dan tanggal pembayaran bisa dibuat.

EFS ini masih belum banyak yang menggunakan, padahal penyimpanan arsip yang berbasis komputerisasi ini merupakan satu-satunya cara agar arsip tidak mudah hilang dan mudah dibawa kemana-mana. Selain itu, peralatan dan perlengkapan yang digunakan tidak akan menghabiskan banyak tempat seperti penyimpanan arsip secara manual.

Penutup

Teknologi yang semakin canggih dapat memberikan pengaruh yang besar terhadap aktivitas perusahaan, khususnya dalam penanganan arsip di masa kini. Arsip yang tidak ditangani dengan baik akan berpengaruh besar terhadap lancarnya suatu perusahaan dalam mencapai tujuan, karena arsip ini sangat berperan penting dalam mencapai tujuan suatu perusahaan. Sehingga dokumen perusahaan baik yang mempunyai nilai sangat penting, penting, berguna, bahkan non esensial, akan memberikan informasi yang benar apabila perusahaan itu mengelola arsip dengan baik.

Arsip merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan dan dapat digunakan kembali apabila dibutuhkan. Arsip ini berfungsi sebagai alat ingat suatu perusahaan sehinnga dapat membantu dalam mengambil keputusan dan mencapai tujuan perusahaan. Maka dari itu, arsip sangat membutuhkan peralatan dan pemeliharaan yang baik dan sesuai.

Pada masa kini, sistem penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem komputerisasi. Sistem komputerisasi ini adalah dinamakan EFS (Electronic Filing System). Ketika kita menggunakan peralatan yang berbasis komputer ini, maka dapat menghemat ruangan dalam menyimpan arsip dan lebih praktis sehingga arsip tersebut tidak akan mudah hilang, tidak akan mudah rusak, dan tidak akan terlihat berantakan.

DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional RI, 1979. Tata Kearsipan Statis, Jakarta.

Arsip Nasional RI, 1996. Pedoman Pengelolaan Arsip Media Baru, Jakarta.

Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara Swasta dan Perguruan Tinggi. Jakarta : PT Bumi Aksara.

Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa CV

Sedarmayanti. 1992. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, YBA-IKLM STIA-LAN RI. Bandung : Ilham Jaya Offset.

Sugiarto, Agus., dan Wahyono, Teguh. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.

Sulistyo., dan Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.

Sutisna, Ma’mun.2011.Pengarsipan Sistem Elektronik ImageWare Scan Manager).Bandung: Politeknik Negeri Bandung.

Undang-undang No 7 tahun 1971

Undang-undang No 43 Pasal 1 Angka 2 tahun 2009

Wikipedia. 2016. “Arsip”. April. https://id.wikipedia.org/wiki/Arsip